תכנון ריטריט הוא מסע מרגש, אבל גם אחד שקל להיתקע בו אם לא מגיעים מוכנים לאתגרים שהוא מביא איתו. הטעויות הנפוצות האלה עולות זמן, כסף, ולפעמים פוגעות בדיוק בחוויה שרציתם ליצור."
הנה כמה נקודות שאנחנו שמים עליהם דגש כדי למנוע טעויות אלו וליצור ריטריט מוצלח בדיוק כמו שכיוונו - חלק, חווייתי ונטול הפתעות לא רצויות.
תכנון לוגיסטי לא מספק
הלוגיסטיקה היא הבסיס שעליו כל השאר עומד. כשהיא לא מסודרת, המשתתפים מרגישים את זה גם אם הם לא יודעים למה.
מיקום: האם הגישה נוחה? האם המלון מותאם לקבוצה ולאווירה שרצינו לייצר? האוכל טעים? החדרים מרווחים ומתאימים לאנשים שלא מכירים אחד את השנייה?
ציוד: מזרנים, ציוד ספורט, מערכת קול, מזגנים. בדקו שהכל שם ועובד כמו שצריך לפני שכולם מגיעים.
תחבורה: איך המשתתפים מגיעים ואיך הם חוזרים - בלי הפתעות ובלי "נבין כשנהייה שם", האם יש מספיק מקום בהסעה עם כל המזוודת והציוד?
תוכן שלא מדבר אל הקבוצה שלכם
הריטריט הכי יפה לא יצליח אם התוכן לא מתאים לאנשים שבחדר. לפני שבונים תוכנית מכירים את הקהל.
מי הם המשתתפים? גיל, רקע, ניסיון קודם - כל אלה משפיעים על מה שיעבוד.
איזון בין פעילות גופנית, עבודה פנימית או אטרקציות נוספות - לא יותר מדי מכל אחד, ולא פחות מדי.
ניהול זמן לקוי
ריטריט צפוף מדי הוא אחד הדברים שהכי קל לעשות ואחד הדברים שהכי פוגעים בחוויה. אנשים צריכים מקום לעכל, לנוח, להיות.
בנו לוח זמנים גמיש שמשאיר מקום לעיכובים ותקלות בלתי צפויות.
הפסקות הן חלק מהחוויה, לא הפרעה לה. מנוחה היא פעילות בפני עצמה.
חוסר תקשורת
משתתפים שמגיעים עם ציפיות לא מנוהלות, או שלא מרגישים שרואים אותם במהלך הריטריט, מתנתקים מהחוויה. תקשורת טובה מתחילה הרבה לפני הריטריט ונמשכת גם אחריו.
שתפו את המשתתפים מראש במטרות, בלוח הזמנים ובמה שמצפה להם.
במהלך הריטריט היו פתוחים לשאלות ולתחושות שעולות בזמן אמת.
בסוף הריטריט אספו פידבק. מה עבד? מה אפשר לשפר? זה מה שהופך ריטריט אחד לבסיס לבא אחריו.
אותו עיקרון נכון גם בין צד התוכן לצד ההפקה. ככל שהתקשורת ביניכם פתוחה יותר לפני, תוך כדי ואחרי, כך הריטריט מרגיש שלם יותר.
היו מוכנים לבלתי צפוי
גם הריטריט המתוכנן ביותר יכול להיתקל בהפתעות. זה לא כישלון בתכנון, זו פשוט המציאות.
ערכת עזרה ראשונה היא חובה. לא "כדאי" - חובה.
ודאו שיש מישהו בצוות שיודע לטפל בבעיות טכניות ולוגיסטיות בזמן אמת, בלי שהמשתתפים ירגישו כלום.
הכינו את הצוות גם לתלונות ובקשות שעולות מהמשתתפים במהלך הריטריט. מענה מהיר וחם
טיפים נוספים
ודאו שהצוות מכיר זה את זה לפני הריטריט. צוות שעובד בסנכרון מרגיש אחרת לגמרי.
שמרו על גיבוי דיגיטלי של כל פרטי הריטריט. תמיד.
ערכו פגישת היכרות עם כל המשתתים.
תשלחו למלון את הלו"ז, תוודאו שיש לכם איש קשר שעוזר לכם ותסנכרנו את כל הספקים ליום למחרת.
תכנון טוב הוא לא מדע מדויק, אבל עם תשומת לב לפרטים הנכונים, הריטריט שלכם יכול להיות בדיוק מה שדמיינתם.